Nous aidons des gens chez eux ; nous prenons donc très au sérieux les renseignements que vous nous confiez. Cette politique explique ce que nous recueillons, pourquoi, avec qui nous le communiquons, combien de temps nous le conservons et quels sont vos droits. Nous recueillons le moins possible : en particulier, nous ne recueillons aucun renseignement médical.
1. Qui nous sommes
Kept Close est exploitée par [Company legal name] Inc., [Street address], Ottawa, ON [Postal code] (« nous »). Nous sommes responsables des renseignements personnels recueillis sur ce site et dans le cadre de nos services en Ontario et au Québec.
Nous respectons la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec et, ailleurs au Canada, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
Responsable de la protection des renseignements personnels : [Full name], Responsable de la protection des renseignements personnels, privacy@keptclose.ca.
2. Les renseignements que nous recueillons
Lorsque vous manifestez votre intérêt
Votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone (facultatif), votre moyen de communication et votre langue préférés, la personne à qui s’adresse le service, le secteur des visites, les services, la fréquence et le moment qui vous intéressent, votre message, vos choix de consentement et la date.
Lorsque vous devenez client
- Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de la personne aidée ;
- La façon d’accéder au domicile (par exemple, le code d’une boîte à clé, si vous nous le donnez) ;
- Une personne à joindre en cas d’urgence, et les personnes autorisées à recevoir les comptes rendus ;
- Vos préférences : magasins, habitudes, recettes, goûts ;
- Les restrictions alimentaires et allergies alimentaires, uniquement avec votre consentement exprès, et seulement pour faire l’épicerie et cuisiner en toute sécurité ;
- La confirmation de l’âge (70 ans ou plus) lorsque vous nous demandez des reçus pour le crédit d’impôt pour maintien à domicile des aînés ;
- Les coordonnées de facturation et le mode de paiement (traités par notre fournisseur de paiement ; nous ne conservons pas les numéros complets de carte ou de compte) ;
- L’horaire et les notes de visite, les factures et les photos des reçus d’achat.
Si une personne organise les services pour une autre
Son nom, ses coordonnées, son lien avec le client et, au besoin, la preuve de son autorité (par exemple une procuration ou un mandat de protection).
3. Ce que nous ne recueillons pas, volontairement
- Les antécédents médicaux, diagnostics, médicaments ou autres dossiers de santé ;
- Les numéros d’assurance sociale ;
- Les mots de passe bancaires, les NIP et les numéros complets de carte de crédit ou de compte ;
- Des renseignements au moyen de témoins publicitaires ou analytiques (ce site n’en utilise pas).
4. Pourquoi nous les utilisons
- Pour répondre à votre demande et organiser une première visite ;
- Pour planifier et offrir les services, avec la même aide et le même horaire ;
- Pour envoyer les comptes rendus de visite aux personnes que vous avez autorisées ;
- Pour vous facturer, remettre des reçus (y compris pour les crédits d’impôt) et tenir les registres comptables exigés ;
- Pour agir en cas d’urgence, par exemple en appelant le 911 et votre personne à joindre ;
- Pour respecter nos obligations légales ;
- Pour vous envoyer à l’occasion des nouvelles de Kept Close, seulement si vous y avez consenti séparément. Vous pouvez vous désabonner en tout temps.
5. Votre consentement
Nous demandons votre consentement avant de recueillir des renseignements personnels, et nous les utilisons uniquement aux fins décrites ci-dessus. Nous demandons un consentement exprès pour les renseignements sensibles, comme les allergies alimentaires.
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles (par exemple, nous devons conserver les factures à des fins fiscales). Si vous retirez un consentement nécessaire à un service, nous vous en expliquerons les conséquences.
6. Avec qui nous les communiquons
Nous ne vendons ni ne louons jamais de renseignements personnels. Nous les communiquons seulement :
- Aux proches ou autres personnes que vous autorisez à recevoir les comptes rendus ;
- À nos fournisseurs de services : hébergement du site, courriel, traitement des formulaires, paiements, logiciels d’horaire et de comptabilité, et notre comptable. Ils ne peuvent les utiliser que pour nous rendre ce service, en vertu de contrats qui les obligent à les protéger ;
- Aux services d’urgence, lorsque c’est nécessaire pour protéger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne ;
- Lorsque la loi l’exige ou le permet.
7. Où les renseignements sont conservés
Certains de nos fournisseurs peuvent conserver des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada, par exemple aux États-Unis. Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée et concluons des ententes écrites pour assurer leur protection. Des renseignements conservés dans un autre pays peuvent être accessibles aux autorités de ce pays en vertu de ses lois.
8. Ce site Web
Ce site n’utilise aucun témoin publicitaire, analytique ou de pistage. Il peut mémoriser votre choix de langue au moyen d’un petit témoin. Notre hébergeur conserve des journaux techniques (comme l’adresse IP et le type de navigateur) pendant une courte période pour des raisons de sécurité. Si nous ajoutons un jour un outil d’analyse ou une technologie permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage, nous mettrons cette politique à jour et cette fonction sera désactivée par défaut jusqu’à ce que vous choisissiez de l’activer.
9. Combien de temps nous les conservons
- Demandes de renseignements : jusqu’à 24 mois après notre dernier contact, à moins que vous deveniez client ou que vous nous demandiez de les supprimer plus tôt.
- Dossiers clients : pendant la durée des services, puis aussi longtemps que les lois fiscales l’exigent pour les factures et reçus (généralement six ans après la fin de l’année d’imposition visée).
- Notes de visite et renseignements d’accès : jusqu’à trois ans après la fin des services ; les codes de boîte à clé et les clés sont supprimés ou rendus dès la fin des services.
10. Comment nous les protégeons
L’accès est limité aux personnes qui en ont besoin pour vous offrir le service. Nos appareils sont chiffrés et protégés par mot de passe, nos comptes utilisent l’authentification à deux facteurs, les renseignements d’accès comme les codes de boîte à clé sont conservés séparément des adresses, et toutes les personnes qui travaillent avec nous signent une entente de confidentialité.
11. En cas d’incident
En cas d’incident de confidentialité, nous prenons des mesures pour diminuer les risques de préjudice, consignons l’incident dans un registre et, s’il présente un risque de préjudice sérieux, avisons les personnes concernées ainsi que la Commission d’accès à l’information du Québec ou le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, comme la loi l’exige.
12. Vos droits
Vous pouvez nous demander :
- De vous dire quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet et d’y avoir accès ;
- De rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques ;
- De cesser d’utiliser ou de diffuser vos renseignements, ou de les supprimer, lorsque la loi le permet ;
- Au Québec, de recevoir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Adressez votre demande à la personne responsable nommée ci-dessus. Nous répondrons dans un délai de 30 jours. L’accès et la rectification sont gratuits, mais la loi permet des frais raisonnables pour la reproduction de documents.
13. Questions et plaintes
Communiquez d’abord avec nous ; nous ferons de notre mieux pour régler la situation. Vous pouvez aussi vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec (au Québec) ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
14. Personnes mineures
Notre site et nos services s’adressent aux adultes. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès de personnes de moins de 18 ans.
15. Modifications à cette politique
Toute mise à jour sera publiée sur cette page avec une nouvelle date. Si un changement touche de façon importante l’utilisation de vos renseignements, nous en informerons directement nos clients avant son entrée en vigueur.